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Plataforma do Agendamento Cirúrgico

Redesenho de fluxo e criação de interfaces para melhorar a experiência de médicos e secretárias no agendamento cirúrgico

Produto

Plataforma digital de agendamento cirúrgico do Hospital São Marcelino Champagnat, desenvolvida em OutSystems (low-code), com o objetivo de:

​

  • Otimizar o processo de agendamento.

  • Reduzir falhas operacionais.

  • Melhorar a experiência dos profissionais envolvidos.


A solução se integra ao sistema hospitalar Tasy (Philipis) e moderniza o fluxo de agendamentos, da solicitação do procedimento à gestão de leitos, medicamentos e materiais cirúrgicos.

Contexto

O hospital aluga salas cirúrgicas para médicos com consultórios particulares, tornando o serviço uma importante fonte de receita.

 

Por isso, oferecer um fluxo de agendamento cirúrgico eficiente é estratégico para a operação e sustentabilidade da instituição.

​

Antes da plataforma, o processo era descentralizado e ineficiente, com 41 campos obrigatórios e múltiplas ferramentas (como SharePoint e planilhas), dificultando a comunicação e o planejamento.

Usuários

👨‍⚕️ Médicos e secretárias:  
precisam agendar cirurgias com agilidade e segurança.


📅 Centrais de Agendamento e Guias: administram solicitações e ocupação
das salas.


💊 Farmácia e OPME*: controlam os recursos cirúrgicos (medicamentos, materiais).


🏥 Anestesistas, CAM**
e equipes de internamento:  preparam o ambiente cirúrgico de forma coordenada.

​

​

*OPME:  Órteses, Próteses e Materiais Especiais
**CAM: Central de Atendimento Médico

Desafio

Como tornar o agendamento cirúrgico mais moderno, confiável e fluido, melhorando a experiência dos profissionais e reduzindo falhas no processo?

​O processo anterior era fragmentado, exigia muitas etapas manuais e resultava em atrasos, retrabalho e inconsistências críticas para o centro cirúrgico.

Solução

Desenvolvimento de uma plataforma digital integrada ao sistema hospitalar Tasy, com um fluxo guiado e intuitivo para:

​

  • Reduzir o tempo de preenchimento dos formulários.

  • Unificar a comunicação entre as áreas.

  • Minimizar erros e falhas.

  • Apoiar a gestão hospitalar com dados confiáveis.

​A interface foi desenhada com foco na usabilidade, guiando o usuário por etapas claras, do cadastro do cirurgião à finalização do agendamento, com validações automáticas e linguagem objetiva.

Minha contribuição

1. Discovery

  • Participei das reuniões de brainstorming, ajudando a identificar as principais necessidades dos stakeholders. 

Processo de Discovery Agendamento Cirurgico. A imgaem contém um recorte do Miro com anotações em post-its
Processo de Discovery Agendamento Cirurgico. A imgaem contém um recorte do Miro com anotações em post-its

2. Co-criação e definição da solução

  • ​Colaborei no benchmark, pesquisa de referências e estudo dos inputs mais efiecientes, trazendo insights para a construção das interfaces.

A imagem contém alguns prints de tela usados no processo de Benchmark para a construção da Plataforma do Agendamento Cirurgico

3. Refinamento e validação - Teste de usabilidade

  • Redigi o roteiro para os testes de usabilidade na plataforma Maze.

​Confira aqui o PDF com o roteiro do teste de usabilidade.

Imagem ilustrativa do roteiro de teste de usabilidade da Plataforma do Agendamento Cirúrgico

Resultado

Antes, o agendamento cirúrgico era feito por meio de um longo formulário no SharePoint, com a comunicação entre as secretárias dos médicos e a Central de Agendamento e Guias ocorrendo via WhatsApp. Além disso, planilhas separadas eram usadas para gerenciar o cronograma e os recursos necessários para os procedimentos.

Agendamento cirúrgico antes, no SharePoint

A imagem contém o formulário do agendamento cirúrgico no SharePoint, antes do desenvolvimento da platafoma

​Após a implementação do novo fluxo, ajustes de design e texto identificados nos testes

de usabilidade, estas são algumas das telas do protótipo final:

Impacto

+ 5.400

Agendamentos 
realizados via Tasy desde
a implementação

Agilidade

Redução no tempo
de atendimento da Central de Agendamento e Guias

+ 230

Médicos ativos
usando a plataforma

Comunicação

Melhora do fluxo
de trabalho entre médicos
e equipe de agendamento, reduzindo falhas e atrasos

💡 Aprendizados

  • A importância de pensar em fluxos complexos com simplicidade.
    Mesmo sendo uma solução voltada a diversos perfis profissionais e integrada a sistemas robustos como o Tasy, percebi que é possível tornar a experiência mais fluida ao priorizar a clareza e a orientação por etapas.

​

  • A escuta ativa transforma a solução.
    Acompanhar os testes com as secretárias dos médicos foi essencial para entender dores reais do processo. Seus feedbacks ajudaram a refinar o fluxo e os textos, tornando a plataforma mais prática para o dia a dia corrido delas.

​

  • Design colaborativo é mais eficaz. 
    Estar próxima dos times de desenvolvimento, UX, e das áreas assistenciais me mostrou como a co-criação gera soluções mais completas e alinhadas com as reais necessidades dos usuários e do negócio.

​

  • Validar antes de seguir é essencial.
    A construção dos testes e o uso do Maze trouxeram dados e percepções que nem sempre apareciam nas conversas iniciais. Validar a usabilidade nos salvou de decisões precipitadas e fortaleceu a entrega.

Obrigada por dedicar seu tempo para conhecer este projeto!
Espero que tenha sido uma leitura interessante.

Fique à vontade para explorar os outros projetos do meu portfólio. 😊 

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